- Manual de Procedimientos
Describen en forma clara las actividades de los departamentos individuales, la manera en que se controla la calidad en cada departamento y las revisiones realizadas.
Un procedimiento, es el documento en que el describe de forma clara y especifica los pasos consecutivos para iniciar, desarrollar y concluir una actividad relacionada con el proceso productivo o de suministro de servicios, los responsables de ello, elementos técnicos a aplicar, condiciones requeridas, alcances, limitaciones fijadas, número de personas afectadas y características del personal que interviene.
En el manual de procedimientos se recogen todos los procedimientos generales que afectan a las actividades principales de la empresa. Por ejemplo, procedimiento general de compras, de manipulación y almacenamiento, de formación, de servicio postventa y otros que corresponden a los 20 puntos del manual de calidad.
También hay que redactar los procedimientos específicos que afectan al "hacer" de todas las cosas, por ejemplo, cómo atender el teléfono, atender una reclamación, cargar un camión, celebrar una reunión, etc. Que se recogerán en un manual anexo.
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Documentos de la calidad (formularios, informes, instrucciones de trabajo, etc)
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Al haber sido escrito por el realizador de la tarea, que es e que más sabe de ella, el procedimiento se corresponde totalmente con la realidad. Si hubiera sido escrito por otra
persona habrían detalles que no serían del todo fieles a la ejecución práctica.
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Cada uno de los integrantes de
la organización deberá realizar su tarea en base a procedimientos escritos por él o por alguien muy cercano. Por los tanto, los sentirá como suyos y estará orgulloso de llevarlos a la práctica. Escribir un procedimiento da la oportunidad de reflexionar, pensar lo qué se hace, lo que ya permite plantearse mejoras o modificaciones que simplifiquen los trabajos, ganando en calidad.
Las instrucciones de trabajo describen detalladamente la manera en que se llevan a cabo las tareas específicas; incluyen la elaboración de normas, métodos de ensayo, especificaciones de los clientes, etc.
Presentan los formularios que deben utilizarse para el registro de observaciones, etc.
Para asegurar el logro de los objetivos, deben ser los propios ejecutores de la tarea (operarios, mandos, directivos) los que redacten los procedimientos, asesorados por el consultor que colabora con la empresa. Si el jefe o trabajador no tienen lo suficientes conocimientos como para redactar el procedimiento, es adecuado que se le facilite toda la información al conductor y lo redacten juntos.
De esa forma se consigue que todo el personal se implique en el proyecto, que se considere partícipe y, a su vez, nos aseguramos que el procedimiento escrito coincida con el procedimiento que se lleve a la práctica, por dos razones fundamentales:
“ Toda empresa debe de tener un Manual de Procedimientos “